Buukkauspalvelu on yksinkertainen idea: sen sijaan, että myyjäsi käyttävät tunteja kylmäsoittoihin ja prospektointiin, sen tekee joku muu. Sinä saat tapaamiset kalenteriisi. Myyjäsi käyttävät aikansa kaupan klousaamiseen. Kuulostaa selvältä, mutta käytännössä päätös ulkoistaa buukkaus on monelle myyntijohtajalle vaikea. Milloin se oikeasti kannattaa? Mitä se maksaa? Ja miten tiedät, onko kumppani hyvä vai huono? Tässä artikkelissa käymme sen kaikki läpi.
Mitä buukkauspalvelu tarkoittaa käytännössä?
Buukkauspalvelu tarkoittaa ulkoistettua tapaamisten hankintaa. Palveluntarjoajan buukkaajat soittavat kohderyhmäsi päättäjille, käyvät läpi myyntipuheen ja sopivat tapaamisen suoraan myyjäsi kalenteriin. Asiakas ei koskaan saa tietää, että tapaaminen on buukattu ulkoisesti.
Buukkaus ei ole sama asia kuin myynnin ulkoistaminen. Buukkaaja ei tee kauppaa. Hän ei esittele tuotetta syvällisesti eikä lähetä tarjouksia. Hän tekee yhden asian: sopii tapaamisen. Kaupan klousaaminen jää sinulle ja tiimillesi.
Hyvä buukkauspalvelu tekee myös prospektoinnin puolestasi. Se rakentaa kohderyhmälistan, valitsee oikeat päättäjät ja käy listan läpi systemaattisesti. Sinun ei tarvitse toimittaa valmista listaa, ellei se sovi paremmin tilanteeseen.
Buukkauspalvelu ei korvaa myyntiä. Se täyttää pipelinen tapaamisilla, jotta myyjäsi voivat tehdä sen, mihin heidät on palkattu: klousata kauppoja.
Milloin buukkauspalvelu kannattaa?
Ulkoistaminen ei sovi kaikille. Mutta tiettyihin tilanteisiin se sopii erittäin hyvin. Tässä on neljä tilannetta, joissa buukkauspalvelu tuottaa selvästi enemmän kuin se maksaa.
1. Myyjät käyttävät liikaa aikaa prospektointiin
Jos myyjäsi käyttävät yli kolmanneksen ajastaan prospektointiin ja kylmäsoittoihin, sinulla on ongelma. Myyjä on koulutettu myymään, ei soittamaan listoja läpi. Kun buukkaus ulkoistetaan, myyjä käyttää päivänsä tapaamisiin. Tapaamismäärä kasvaa. Pipeline täyttyy. Kauppoja syntyy enemmän.
2. Kasvu on jumiutunut tapaamispulaan
Osaat myydä. Tiedät kenelle myydä. Mutta tapaamisia ei tule tarpeeksi. Tämä on buukkauspalvelun selkein käyttötapaus. Sinulla on toimiva myyntiprosessi, mutta pipelinen täyttäminen on pullonkaula. Ulkoistettu buukkaus ratkaisee juuri tämän.
3. Rekrytoit uuden myyjän tai laajennat uudelle markkina-alueelle
Uusi myyjä tarvitsee tapaamisia nopeasti, jotta hän pääsee vauhtiin. Uusi markkina-alue vaatii testaamista ennen kuin investoit kokopäiväiseen myyjään. Buukkauspalvelu on nopea tapa täyttää kalenteri molemmissa tilanteissa, ilman pitkää rekrytointiprosessia.
4. Deal size on riittävän suuri
Buukkauspalvelu kannattaa taloudellisesti, kun yksittäisen kaupan arvo on tarpeeksi suuri. Yksinkertainen laskukaava: jos saat pilotista 15 tapaamista ja suljet niistä kolme kauppaa, onko kolmen kaupan yhteenlaskettu arvo suurempi kuin pilotin hinta? Jos kyllä, palvelu kannattaa. Tyypillisesti palvelu sopii yrityksille, joiden deal size on vähintään 5 000 euroa.
Milloin ulkoistaminen ei sovi?
On rehellisempää kertoa myös ne tilanteet, joissa buukkauspalvelu ei ole oikea ratkaisu. Muuten tuhlaat rahaa ja aikaa.
- Tuotteesi tai palvelusi on niin monimutkainen, ettei sitä voi selittää puhelimessa kahdessa minuutissa. Buukkaaja ei pysty sopimaan tapaamisia, jos arvolupaus ei avaudu nopeasti.
- Kohderyhmäsi on niin kapea, että potentiaalisia asiakkaita on vain kymmeniä. Silloin buukkausvolyymi jää pieneksi eikä taloudellinen logiikka toimi.
- Myyntiprosessisi ei ole vielä valmis. Jos et tiedä, mitä tapaamisessa puhut tai miten viet kaupan eteenpäin, tapaamiset menevät hukkaan.
- Deal size on alle 2 000 euroa. Pieni kauppakoko tarkoittaa, että buukkauksen kustannus suhteessa tuottoon on epäedullinen.
Jos tilanteesi on jokin näistä, parempi vaihtoehto saattaa olla ensin rakentaa myyntiprosessi kuntoon tai kehittää inbound-markkinointia. Buukkauspalvelu toimii parhaiten, kun pohja on jo olemassa.
Buukkauspalvelun hinta: mistä se muodostuu?
Buukkauspalvelun hinta vaihtelee toimittajan, kohderyhmän vaativuuden ja tapaamismäärän mukaan. Alalla käytetään yleensä kahta hinnoittelumallia: kuukausimaksu tai tapaamismaksu.
Kiinteä kuukausimaksu
Maksat kiinteän summan kuukaudessa, jolloin buukkaaja työskentelee sovitun tuntimäärän tai tapaamismäärän eteen. Hinta on ennakoitava, mutta riski on, että tapaamisia tulee vähemmän kuin odotit, jos kohderyhmä osoittautuu vaikeaksi tavoittaa.
Tapaamispohjainen hinnoittelu
Maksat vain toteutuneista tapaamisista. Riski on pienempi, koska et maksa tuloksettomasta työstä. Yksittäisen tapaamisen hinta on korkeampi, mutta kokonaiskustannus on ennustettavampi suhteessa saatavaan arvoon. Tämä malli sopii hyvin pilottivaiheeseen.
Liidin pilotti perustuu 15 tapaamisen kokonaisuuteen. Maksat tapaamisista, et soitetuista tunneista. Ei pitkää sopimusta, ei sitoutumista ennen kuin olet nähnyt tulokset.
Kun vertailet hintoja eri toimittajien välillä, katso erityisesti tapaamisten laatu. Halpa hinta ei auta, jos tapaamiset ovat väärien ihmisten kanssa tai ne peruuntuvat ennen kuin edes ehdit niihin. Lue lisää Liidin buukkauspalvelusta ja siitä, miten hinnoittelu rakentuu käytännössä.
Miten valita oikea buukkauspalvelu?
Markkinoilla on kymmeniä buukkauspalveluita. Osa on hyviä. Osa täyttää kalenterisi tapaamisilla, joista ei synny mitään. Tässä on viisi kysymystä, jotka kannattaa esittää ennen sopimuksen allekirjoittamista.
- Kuka soittaa? Ovatko buukkaajat kokeneita myyjiä vai opiskelijoita? Pyydä CV tai taustatietoa tiimistä.
- Miten laatu varmistetaan? Kuuntelevatko he nauhoituksia? Onko tapaamisille laatukriteerit, esimerkiksi päättäjätaso ja tapaamisen kesto?
- Mitä tapahtuu, jos tapaaminen on huono? Hyvä toimittaja korvaa selvästi väärin buukatut tapaamiset tai vähintään raportoi niistä rehellisesti.
- Voitko aloittaa pilotilla? Kukaan ei pitäisi vaatia vuosisopimusta ennen kuin olet nähnyt tulokset. Pilotti on ainoa oikea tapa testata palvelu.
- Miten raportointi toimii? Saatko tiedon soitetuista puheluista, tavoitetuista päättäjistä ja buukattujen tapaamisten taustoista?
Kokemusten kerääminen muilta ostajilta kannattaa myös. Buukkauspalvelu kokemuksia löytyy esimerkiksi hakemalla suosituksia LinkedInistä tai kysymällä toimittajalta referenssilistaa. Hyvä toimittaja antaa referenssit mielellään.
Vältä toimittajia, jotka lupaavat tuloksia ennen kuin ovat kuulleet kohderyhmästäsi mitään. Jokainen toimiala ja kohderyhmä on erilainen. Realistiset lupaukset kertovat ammattimaisuudesta.
Näin buukkaus toimii Liidillä
Liidi on suomalainen buukkauspalvelu, joka on rakennettu B2B-myynnin tarpeisiin. Buukkaajamme ovat kokeneita myyjiä. Ei call center -harjoittelijoita, ei opiskelijoita kesätöissä. Jokaisella buukkaajalla on tausta myyntiorganisaatiosta.
Toimimme saumattomasti osana tiimisi myyntiprosessia. Asiakas ei koskaan tiedä, että tapaaminen on buukattu ulkoisesti. Saat tapaamiset kalenteriisi valmiina, taustatiedot mukana. Sinä klousaat kaupan.
Aloitamme aina 15 tapaamisen pilotilla. Ei vuosisopimusta, ei sitoutumista etukäteen. Pilotti kertoo molemmille, toimiiko yhteistyö. Jos toimii, jatketaan. Jos ei, olet oppinut jotain kohderyhmästäsi minimaalisella riskillä.
- Rakennamme tai täydennämme kohderyhmälistan puolestasi
- Buukkaajamme soittavat päättäjille ja sopivat tapaamiset kalenteriisi
- Toimitat meille yhteystiedot tai me hankimme ne, kumpi sopii paremmin
- Raportointi on läpinäkyvää: tiedät aina, missä mennään
- Tapaaminen on aina sen tason päättäjän kanssa, jonka kanssa olet sovittu
Jos haluat tietää, sopiiko buukkauspalvelu juuri teidän toimialallenne ja kohderyhmälle, nopein tapa on jutella. Ota yhteyttä ja kerro tilanteesta. Vastataan saman päivän aikana.
Haluatko täyttää pipelinen tapaamisilla ilman, että myyjäsi käyttävät aikaa prospektointiin? Aloita 15 tapaamisen pilotti. Ei pitkää sopimusta, ei turhia palavereja ensin.
Usein kysytyt kysymykset
Mitä buukkauspalvelu maksaa?
Hinta riippuu toimittajasta, kohderyhmän vaativuudesta ja tapaamismäärästä. Yleisimmät mallit ovat kiinteä kuukausimaksu tai tapaamispohjainen hinnoittelu. Liidin pilotti perustuu 15 tapaamisen kokonaisuuteen, jolloin maksat toteutuneista tapaamisista eikä soitetuista tunneista. Tarkan hinnan saa pyytämällä tarjouksen omaan tilanteeseen.
Sopiiko buukkauspalvelu kaikille toimialoille?
Buukkauspalvelu toimii parhaiten B2B-yrityksille, joiden deal size on riittävän suuri ja arvolupaus on selitettävissä lyhyesti puhelimessa. Se sopii erityisen hyvin IT-, konsultointi-, henkilöstö- ja palvelualoille. Hyvin kapeat kohderyhmät tai erittäin monimutkaiset tuotteet voivat tehdä buukkauksen haastavaksi.
Kuinka nopeasti tapaamiset alkavat tulla kalenteriin?
Tyypillisesti ensimmäiset tapaamiset alkavat tulla kahden viikon sisällä aloituksesta. Käynnistysvaihe sisältää kohderyhmän rakentamisen, myyntipuheen hiomisen ja buukkaajien perehdyttämisen. Tämän jälkeen soittotyö käynnistyy ja tapaamisia alkaa kertyä systemaattisesti.
Huomaako asiakas, että tapaaminen on buukattu ulkoisesti?
Ei. Buukkaaja esiintyy osana tiimisi myyntiprosessia eikä paljasta palveluntarjoajan nimeä. Tapaaminen on asiakkaalle täysin normaali myyntitapaaminen, jonka sinä tai myyjäsi pitää.
Miten buukkauspalvelu eroaa myynnin ulkoistamisesta?
Buukkauspalvelu hoitaa ainoastaan tapaamisten sopimisen. Kaupan tekeminen, tarjoukset ja neuvottelut jäävät sinulle. Myynnin ulkoistamisessa ulkopuolinen taho hoitaa koko myyntiprosessin alusta loppuun. Buukkauspalvelu on suppeampi, nopeampi käynnistää ja helpompi hallita.
Pitääkö minulla olla valmis prospektilista ennen aloitusta?
Ei tarvitse. Liidi rakentaa kohderyhmälistan puolestasi, jos sellaista ei ole valmiina. Sinun tarvitsee kertoa, millainen on ihanteellinen asiakkaasi: toimiala, koko, päättäjätaso. Sen perusteella rakennamme listan ja käymme sen läpi systemaattisesti.